展示会準備は何をすればいい？やることリストとスケジュール・社内体制のつくり方を解説

展示会への出展が決まったものの、何から準備すればよいか分からず困っている方は少なくありません。展示会の準備は、ブースの手配や制作物の準備だけでなく、当日ブースに立つ社員の確保や社内調整まで含めて進める必要があり、想像以上に関係者が多くなる業務です。

本記事では、準備開始から展示会当日までにやるべきことを時系列に沿って整理します。あわせて、準備のなかで時間がかかりやすい社内調整の進め方、当日までに用意しておきたい持ち物や運営マニュアル、抜け漏れが起きやすいポイントとその対策も紹介しますので、ぜひ準備の進行にお役立てください。

展示会準備とは？何から始めればいいか

展示会準備とは、出展申込やブースの手配から集客施策、当日の運営体制づくりまで、出展を成功させるために必要な作業全般を指します。一般的には出展申込から本番まで5〜6か月程度かかるとされ、初めての場合は余裕を持ったスケジュールで進めることが重要になります。

まず決めるのは「出展目的」と「出展規模」

準備の入口で固めておきたいのは、次の2点です。

1．出展目的とKPI
 商談獲得・リード獲得・認知拡大など、今回の出展で何を成果とするかを明確にします。目的があいまいなまま準備を進めると、ブースデザインや配布物の方向性がぶれ、後工程で手戻りが発生しやすくなります。

2．出展規模（小間数）と費用感
 あわせて確認しておきたいのが、その展示会の小間の大きさと単位です。1小間あたり間口3m×奥行3m（約9㎡）が一般的な単位で、必要な広さに応じて小間数を確保していきます。出展料は小間数に比例し、装飾費・運営費も規模に応じて増えるため、どのくらいの広さで出展するのかを費用感と合わせて早い段階で判断することが、その後の準備の前提になります。募集要項で小間の寸法・出展料・申込締切を確認し、社内で確保できる予算と照らして決めていきましょう。

準備にかかる期間の目安

準備期間は、大きく次の4つの段階に分けて捉えると進めやすくなります。

初めて出展する場合は、余裕を持って6か月前から準備を始めるのがおすすめです。とくに④の運営体制づくりは社内の協力が必要になるため、後回しにせず早めに動き出しておきたい部分です。

展示会準備でとくに時間がかかるのは「社内調整」

制作物やブースの手配は外部の会社に依頼できますが、出展担当者の負担として大きくなりやすいのは社内調整です。他のイベントと比べても、展示会は社内の協力をどれだけ得られるかが成果に直結します。

説明員は自社の社員が立つほうが伝わりやすい

展示品やサービスの説明、来場者への接遇は、外部スタッフに任せるよりも自社の社員が担当したほうが深い話ができます。来場者からの具体的な質問にその場で答えられるか、技術的な相談に踏み込めるかは、商談化の確度に影響する部分です。そのため、営業・技術・開発など関係部門から当日ブースに立つメンバーを確保することが、準備の重要な要素になります。

社員を集めるには時間がかかる前提で動く

一方で、通常業務を抱える社員に会期中の時間を確保してもらうのは簡単ではありません。人数が必要な場合はなおさらで、部門の予定調整や上長への説明を含めると数週間から1か月以上かかることもあります。次の順序で早めに動いておくと調整が進めやすくなります。

• 会期と必要人数を早い段階で共有する：日程が確定した時点で関係部門へ連絡し、担当者の予定を押さえてもらう
• 出展目的を社内にも説明する：何のために出展し、どんな成果を目指すのかを共有すると協力を得やすくなります
• 役割を分けて依頼する：終日の常駐ではなく、時間帯や担当ソリューション単位で依頼すると引き受けやすくなります
• 説明内容を事前に用意する：当日の負担が読めないと敬遠されやすいため、トークや資料を準備側で整えておきます

社内の協力体制は、当日の接客品質だけでなく、会期後のフォローのスピードにも影響します。準備の一項目ではなく、成果を左右する要素として早めに着手しておきましょう。

展示会準備のスケジュール｜時期別のやることリスト

出展申込から前日までの準備を時期ごとに整理します。リスト化しておくことで、今何をすべきかが一目で分かり、抜け漏れを防ぎやすくなります。

出展申込〜3か月前までにやること

• 出展申込を済ませ、出展目的・KPIとブースコンセプトを固める
• 出展規模（小間数）と予算を確定させ、社内承認を取る
• 施工会社・運営会社など必要な業者の選定・手配を行う（デザイン・施工だけでなく、当日の運営まで依頼するかどうかも含めて検討する）
• 配布物やノベルティなど制作物の仕様を決め、制作を進める
• 関係部門に会期と必要人数を共有し、説明員の確保に向けて動き始める

1〜2か月前にやること

• 招待状・メール・SNSでの告知を開始し、重点顧客には事前アポイントを打診する
• ブースの図面を確定し、主催者への各種申請・許可申請を進める
• 申請が必要な項目を一覧表にまとめ、申請先・期限・担当者・提出状況を一括で管理する（例：電気・給排水・通信などの設備申請、搬入出・車両の申請、装飾・造作物の届出、火気や音響・映像機器の使用申請など。項目や締切は主催者の出展規約で確認する）
• 当日のオペレーション（受付・接客・商談・名刺管理の流れ）を設計する
• 説明員に依頼内容を共有し、接客トークや説明資料をもとに研修・ロールプレイを実施する

なお、当日のシフトを細かく確定できるのは会期が近づいてからになるのが実情です。この段階では「誰に・どの日に入ってもらうか」の目安まで固めておき、時間単位の割り振りは後工程で詰めていく形で問題ありません。

前日までにやること

• 説明員のシフトを確定し、当日の集合時間・場所を含めて共有する
• 運営マニュアルを配布し、緊急時の連絡体制を確認する
• 配布物や備品を梱包し、搬入・搬送の手配を最終確認する
• ノベルティや配布物の数がそろっているかの最終確認を行う（発注分が納品されているか、必要数に不足がないかを確認する）
• 社内への告知・リマインドを行い、当日の連絡手段（チャットグループなど）を用意する

展示会準備で必要なものチェックリスト

ブース設営や販促物、当日の持ち物など、展示会準備で必要になるものは多岐にわたります。事前にチェックリスト化しておくと、当日の準備不足や忘れ物を防ぎやすくなります。

ブース設営に必要なもの

• テーブル・パネル・什器・電源など、ブース造作や装飾に関わる設備一式
• 社名や商品名を掲示するタペストリー・看板などの装飾物
• モニターやスピーカーなどの映像・音響機材（レンタルの手配状況も確認）
• 延長コード、電源タップ、養生テープなどの設営備品

販促物・当日の持ち物

• パンフレット、カタログ、名刺、ノベルティなど来場者への説明・配布に使う販促物
• 名刺ホルダー、筆記具、クリアファイル、アンケート用紙などの事務用品
• 会場のWi-Fi情報、タブレットやPC、充電器
• スタッフ用の名札・ユニフォーム、お昼のお弁当や飲み物など運営側の備品

運営マニュアルも準備物として用意する

当日の運営品質を安定させるうえで、運営マニュアルは用意しておきたい資料です。説明員が複数の部門から集まる場合、共通の判断基準がないと対応がばらつきやすくなります。次のような項目をまとめておくと、初めて立つメンバーでも迷いにくくなります。

• 会期中のタイムテーブルとシフト、集合場所・休憩の取り方
• 声かけの一言目と、想定される質問への回答
• 名刺の受け取り方と記入ルール（課題・検討時期・関心のあった展示のメモ方法）
• 商談・個別打ち合わせにつなげる際の進め方
• トラブル時の連絡先と、判断に迷ったときの相談ルート
• 施工スケジュールと本番スケジュール（設営・撤去の時間帯を含め、全員が確認できるようにする）
• ブースの平面図・立面図（配置や動線をイメージで共有できるよう、マニュアル内に貼り付けておく）

分量は多くする必要はなく、数ページにまとめて事前に共有しておくだけでも当日の動きは揃いやすくなります。

展示会準備でよくある失敗と対策

準備不足による失敗の多くは、いくつかのパターンに集約されます。あらかじめ知っておくことで、同じ轍を踏まずに準備を進められます。

準備不足で起こりがちな失敗

• 目的やKPIを設定しないまま出展する：成果を評価できず、次回の改善にもつながりません
• 集客告知が直前になる：来場者は事前に回るブースを決めていることが多く、十分に呼び込めないまま当日を迎えることになります
• 説明員の確保が遅れる：会期直前に依頼すると人数が揃わず、接客が手薄になったり特定のメンバーに負荷が集中したりします
• 事後フォローの体制を決めていない：名刺を集めただけで終わり、獲得した接点が商談に結びつきません

抜け漏れを防ぐためのポイント

タスクを洗い出し、担当者と期限を明確にしたうえでチーム全体で進捗を共有することが基本です。そのうえで、次の2点を準備段階で決めておくと抜け漏れが起きにくくなります。

• 社内向けのスケジュールも用意する：制作物や申請の締切だけでなく、説明員への依頼・研修の日程も同じ表に載せて管理します
• 会期後のフォロー体制を先に決める：お礼メールの送付、リードの分類、担当者への引き継ぎ方法を準備段階で決めておきます

準備や当日の運営に不安があるならプロへの相談も選択肢

展示会準備は、ブースのデザイン・施工、制作物、集客、当日の運営体制づくりを限られた期間で並行して進める必要があります。初めての出展で通常業務と兼任する場合は、どこから手をつけるべきかの判断だけでも負担になりがちです。

レイのコミデでは、出展目的の整理からブースのデザイン・施工、制作物、当日の運営までを一貫してご支援しています。「この規模でどこまで実現できるか知りたい」「社内のリソースが限られているので運営を任せたい」といった段階からのご相談も承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。